Documentación data2check – Chequear un documento Word

1. Crear una configuración

Con la opción de menú "Configuración" pueden crearse configuraciones para el chequeo de documentos Word (ver figura 1).

Crear una configuración para el chequeo de documentos

Figura 1: Crear una configuración para el chequeo de documentos.

Para poder chequear un documento según sus criterios, previamente debe crear una configuración. Por tanto, necesita una fichero plantilla (Microsoft Word) en el cual se usen al menos una vez cada uno de los estilos de párrafo y de carácter requeridos en su proyecto. Ese documento es la base de la configuración.

Con esta opción, subirá el fichero plantilla y posteriormente creará una configuración.

Haciendo click en el botón "Elija archivo" (ver figura 2), el gestor de archivos le permite seleccionar un fichero plantilla (ver figura 3). Este fichero es la base de la configuración que será creada.

NOTA: Los formatos de los archivos a subir deben ser compatibles con XML. Esto significa que sólo se deben subir ficheros con la extensión .docx para Microsoft Word!

Subir un fichero plantilla - Click en "Elija archivo" para abrir el gestor de archivos

Figura 2: Subir un fichero plantilla - Paso 1: Click en "Elegir archivo" para abrir el gestor de archivos.

Subir un fichero plantilla - Elegir un archivo .docx

Figura 3: Subir un fichero plantilla - Paso 2: Elegir un archivo .docx.

Después de seleccionar el archivo haciendo doble click, el nombre del archivo aparecerá en el campo al lado del botón "Elija archivo" (antes de eso, en el campo podrá leerse "No ha seleccionado ningún archivo"). Haga click en el botón verde "Subir un archivo plantilla" (ver figura 4).

Subir un fichero plantilla - Subir el archivo seleccionado

Figura 4: Subir un fichero plantilla - Paso 3: Subir el archivo seleccionado.

Mientras se sube el archivo podrá ver una barra verde mostrando el progreso de la subida (ver figura 5). Este proceso puede tardar unos segundos.

Barra verde de progreso durante la subida del archivo

Figura 5: Barra verde de progreso durante la subida del archivo.

Después de subir correctamente un fichero plantilla, puede ir a "Gestión de la configuración" (en la parte derecha), donde podrá editar su configuración (ver figura 6). Más información en 2. Editar una configuración.

Gestión de las configuración

Figura 6: Gestión de la configuración.

En "Configuraciones disponibles" (en la parte izquierda) se listan las configuraciones disponibles para el usuario. En el ejemplo sólo se ve una configuración disponible: DOCX - Nueva configuración para 010101pos.docx (ver figura 7).

Configuración disponible después de subir el fichero plantilla

Figura 7: Configuración disponible después de subir el fichero plantilla.

En el caso de que haya creado varias configuraciones, esta lista desplegable las contendrá todas; la última configuración (configuración actual) se muestra al final de la lista, marcada con un check (ver figura 8).

La configuración actual puede reconocerse por la marca check

Figura 8: La configuración actual puede reconocerse por la marca check.

El fichero plantilla seleccionado se analizó correctamente. Ahora podría editarse la configuración recién creada.

Las partes de una configuración y las opciones para editarla se describen en detalle a continuación.

2. Editar una configuración

En la opción del menú "Configuración" puede editarse una configuración para chequear documentos creada previamente, en la ya mencionada "Gestión de la configuración" (ver figura 6).

La Gestión de la configuración consta de las siguientes pestañas:

  • Información de la configuración
  • Reglas de estructura del documento
  • Buscar/Sustituir
  • Componentes
  • Transformación XML

Antes de poder ajustar una configuración a sus requisitos, debe seleccionarla en la lista desplegable "Configuraciones disponibles:" (en la parte izquierda. ver también figura 8).

2.1 Información de la configuración

En la pestaña Información de la configuración dentro de la opción de menú "Configuración" pueden hacerse ajustes generales (ver figura 9).

Ajustes posibles en la pestaña "Información de la configuración"

Figura 9: Ajustes posibles en la pestaña "Información de la configuración".

Se puede renombrar la configuración creada (campo "Nombre de la configuración") y se puede describir con más detalle (campo "Descripción"). Por una parte esto permite asignar mejor una configuración a un proyecto. Por otra parte, la configuración podrá localizarse más fácilmente en el caso de que se creen más de una configuración.

NOTA: El nombre por defecto de una nueva configuración consiste en las palabras "Nueva configuración para" seguidas del nombre del archivo subido (incluyendo la extensión del archivo). Por defecto, el campo "Descripción" contiene la frase "Esta configuración se basa en el archivo [nombre del fichero plantilla].". Puede borrar los textos por defecto en ambos campos e introducir otros textos (ver figura 10).

Cambio del nombre de la configuración por "test-configuracion1.docx"

Figura 10: Cambio del nombre de la configuración por "test-configuracion1.docx".

CONSEJO: En el caso de crear también configuraciones para chequear documentos InDesign mantenga la extensión de fichero .docx en el nombre de las configuraciones para Word e .idml en el nombre de las configuraciones para InDesign con objeto de evitar confusiones con documentos del mismo nombre.

Además, el "responsable del grupo" tiene la posibilidad de añadir y de borrar otros usuarios y responsables. Los usuarios sólo están autorizados a usar la configuración para chequear documentos, mientras que los responsables también pueden cambiar ajustes de la configuración e incluso borrarla. Más información sobre el concepto de "grupo" de data2check puede encontrase en Parte general: 2. Registro.

NOTA: Por favor, no olvide guardar una configuración después de introducir los ajustes generales!

2.2 Guardar y borrar una configuración

Los ajustes que haya introducido se salvarán haciendo click en el botón "Guardar configuración" en la parte de abajo de cada pestaña.

NOTA: Guarde siempre su configuración antes de chequear un documento o de crear y editar una nueva configuración!

Una configuración existente puede borrarse haciendo click en el botón "Borrar configuración" (ver figura 11).

NOTA: Al hacerlo, la configuración se borra definitivamente, incluyendo todos los ajustes hechos, y debería crearse y editarse nuevamente si se quisiera usar de nuevo en su forma original!

Guardar y borrar una configuración

Figura 11: Guardar y borrar una configuración.

2.3 Reglas de estructura del documento

En la pestaña Reglas de estructura del documento de la opción de menú "Configuración", se listan todos los estilos utilizados en el fichero plantilla de Word. Permite definir reglas para el tratamiento de esos estilos en el documento a chequear.

Por ejemplo, para cada estilo de párrafo utilizado en el fichero plantilla se pueden definir reglas y se pueden permitir o prohibir relaciones específicas entre los estilos. Por ejemplo, se puede especificar si un estilo de párrafo tiene la consideración de cabecera (título), qué estilos están permitidos o prohibidos para el párrafo precedente, y qué estilos de carácter están permitidos o prohibidos para un determinado estilo de párrafo.

2.3.1 Reglas para el primer párrafo

En primer lugar, puede definir qué estilo tendrá el primer párrafo del documento a chequear (ver figura 12). NOTA: En este contexto, no necesariamente se entiende que sea el primer párrafo de texto sino la primera aparición de texto en el documento, que puede ser, por ejemplo, el texto de la portada.

Definir estilos para el primer párrafo del documento

Figura 12: Definir estilos para el primer párrafo del documento.

Haciendo click en la lista desplegable, aparecen las tres posibles opciones para este ajuste. Por favor, seleccione una de ellas:

  1. Sin restricciones: Puede elegirse cualquiera de los estilos disponibles como primer párrafo del documento a chequear.
  2. No debe ser: Con esta opción puede seleccionar de la lista desplegable los estilos de párrafo que, de ninguna manera, se pueden utilizar como primer párrafo del documento a chequear.
  3. Debe ser de esta lista: Con esta opción puede seleccionar de la lista desplegable los estilos de párrafo que se pueden utilizar como primer párrafo del documento a chequear.

En las opciones 2 y 3, cualquier estilo de párrafo seleccionado se puede también borrar de la selección mediante el botón "Borrar de la lista" (ver figura 13).

Borrar de la lista estilos seleccionados

Figura 13: Borrar de la lista estilos seleccionados.

Además puede introducir un texto como comentario de error en el campo "Comentario sobre las restricciones del primer párrafo". Después de chequear un documento correctamente, en el caso de que el documento chequeado viole esta regla, el comentario introducido aparecerá en el primer párrafo de la salida Word del documento (ver figura 14).

Comentario en el primer párrafo del documento de salida Word

Figura 14: Comentario en el primer párrafo del documento de salida Word.

2.3.2 Reglas para los estilos de párrafo

A continuación, se lista cada uno de los estilos de párrafo utilizados en el fichero plantilla con sus opciones de ajuste (ver figura 15 y la siguiente tabla). En esta lista los nombres de estilos de párrafo se resaltan con caracteres en negrita, por ejemplo "Estilo de párrafo _HEAD1".

Estilos de párrafo en una configuración Word con sus posibles ajustes

Figura 15: Estilos de párrafo en una configuración Word con sus posibles ajustes (ejemplo).

Tabla: Estilos de párrafo con sus posibles ajustes.

Componente Descripción/Opciones Ejemplo
Estilo de párrafo Nombre del estilo de párrafo respectivo HEAD 1
Función
  • Párrafo estándar: Párrafo normal sin función de estructura (p).
  • Título de nivel 1: Un título con función de estructura (h1).
    NOTA: El número de nivel del título va aumentando dependiendo del nivel que haya sido previamente seleccionado para un estilo de párrafo! (Por ejemplo: Si "Título de nivel 2" fue asignado para el estilo de párrafo A, entonces, además de los niveles de título 1 a 2, también se puede asignar el nivel 3 para el estilo de párrafo B, etc.)
HEAD1 es un título de nivel 1, lo que significa que es un título de orden 1.
Párrafo previo Se puede especificar qué estilos de párrafo están permitidos o prohibidos para el párrafo previo. Tiene las mismas tres opciones que para 2.3.1 Reglas para el primer párrafo ("Sin restricciones", "No debe ser", "Debe ser de esta lista"). El párrafo previo a HEAD1 no debe ser para ni HEAD2.
Comentario en las restricciones del párrafo previo Permite comentar los ajustes relativos al párrafo previo. Después de chequear correctamente un documento, en el caso de que el documento chequeado viole esta regla, el comentario introducido aparecerá en el párrafo correspondiente del documento de salida Word (análogamente a lo explicado en figura 14). para y HEAD2 están prohibidos antes de HEAD1!
Estilos de carácter Permite decidir qué estilos de carácter (formatos "en línea", por ejemplo "itálica" o "negrita") están permitidos o prohibidos en el correspondiente estilo de párrafo. Tiene las mismas tres opciones que para 2.3.1 Reglas para el primer párrafo ("Sin restricciones", "No debe ser", "Debe ser de esta lista"). Los estilos de carácter permitido deben estar en esta lista: _Inline1 y Quote.
Comentario en las restricciones de los estilos de carácter Permite comentar los ajustes relativos a los estilos de carácter permitidos. Después de chequear correctamente un documento, en el caso de que el documento chequeado viole esta regla, el comentario introducido aparecerá en el párrafo correspondiente del documento de salida Word (análogamente a lo explicado en figura 14). Sólo se permiten _Inline1 y Quote como formatos "en línea" en para!

Para no olvidar nada, al final de la pestaña ("Estilos de carácter permitidos:") debajo de los estilos de párrafo descritos, se listan todos los estilos de carácter usados en el fichero plantilla (ver figura 16).

Estilos de carácter usados en el fichero plantilla

Figura 16: Estilos de carácter usados en el fichero plantilla (ejemplo).

NOTA: Por favor, no olvide guardar la configuración después de definir las reglas para estilos!

2.4 Reglas de búsqueda y sustitución

Con la pestaña Buscar/Sustituir de la opción de menú "Configuración", se pueden buscar combinaciones de caracteres en el documento a chequear. En el documento de salida esas combinaciones de caracteres serán sustituídas automáticamente y/o marcadas con mensajes de error (en forma de comentarios de Word). Las búsquedas pueden ser expresiones regulares y cadenas de caracteres. Opcionalmente puede activarse el seguimiento de cambios en el documento de salida Word.

Pueden crearse cualquier número de reglas de Búsqueda y Sustitución en el documento a chequear. Haga click en el botón "Añadir nueva regla" para cada nueva regla a crear (ver figura 17).

Crear una nueva de regla Búsqueda y Sustitución

Figura 17: Crear una nueva regla de Búsqueda y Sustitución.

Aparecerá un formulario donde podrá introducir el término de búsqueda en el campo "Buscar" (ver figura 18).

Introducir un término de búsqueda

Figura 18: Introducir un término de búsqueda (NOTA: por favor, utilice sólo caracteres válidos!).

CONSEJO: Se pueden buscar palabras, (varios) caracteres de espacio, combinaciones de letras (por ejemplo EUR), abreviaturas (por ejemplo p.e.), grupos de palabras y también frases completas. Los saltos, sin embargo, sólo pueden buscarse si se utilizan expresiones regulares.

NOTA: No dejar nunca vacío el campo "Buscar" ya que la configuración sería inválida y no podría guardarse! Si cambia de idea y decide que no desea crear una regla de Búsqueda y Sustitución para la configuración, por favor, haga click en la x pequeña de la parte derecha del formulario con objeto de borrar la regla (ver figura 19).

Borrar una regla de Búsqueda y Sustitución

Figura 19: Borrar una regla de Búsqueda y Sustitución.

Opcionalmente puede activar el checkbox "Expresión regular" si desea que la cadena de búsqueda sea interpretada como una expresión regular (ver figura 20).

Tratar el término de búsqueda como una expresión regular

Figura 20: Tratar el término de búsqueda como una expresión regular.

Cuando se activa el checkbox "Sustituir", aparecerá el campo "Sustituir por" donde podrá introducir la cadena de sustitución (ver figura 21).

Sustituir el término de búsqueda

Figura 21: Sustituir el término de búsqueda.

CONSEJO: Como cadena de sustitución se pueden usar palabras, (varios) caracteres de espacio, combinaciones de letras (por ejemplo EUR), abreviaturas (por ejemplo p.e.), grupos de palabras y también frases completas. Los saltos, sin embargo, sólo pueden incluirse en la cadena de sustitución si se utilizan expresiones regulares. Además, este campo puede dejarse vacío. En ese caso, la cadena de búsqueda será borrada del documento de salida Word.

Cuando haga una sustitución, puede resaltarla en el documento de salida Word. Por un lado, puede activar el checkbox "Seguimiento de cambios" (ver figura 22a) si desea marcar las sustituciones mediante seguimiento de cambios en el documento de salida Word (ver figura 22).

Activar checkbox "Seguimiento de cambios"

Figura 22a: Activar checkbox "Seguimiento de cambios".

La función Seguimiento de Cambios en el documento de salida Word indica la sustitución

Figura 22: La función Seguimiento de Cambios en el documento de salida Word indica la sustitución.

Por otro lado, puede activar el checkbox "Con comentario" si prefiere que se inserte un mensaje de error en forma de comentario donde se encuentre la cadena de búsqueda en el documento de salida Word (ver figura 24). Para ello, introduzca el comentario en el campo "Comentario para aplicación de la regla", en la parte derecha (ver figura 23).

Introducir un comentario para la regla de Búsqueda y Sustitución

Figura 23: Introducir un comentario para la regla de Búsqueda y Sustitución.

Comentario de la regla de Búsqueda y Sustitución en el documento de salida Word

Figura 24: Comentario de la regla de Búsqueda y Sustitución en el documento de salida Word.

NOTA: Por favor, no olvide guardar la configuración después de crear una nueva regla de Búsqueda y Sustitución!

2.5 Componentes

Con la pestaña Componentes de la opción de menú "Configuración" se puede especificar qué componentes y objetos específicos de Word, tales como imágenes, comentarios y gráficos, se permiten en el documento a chequear y cuales no. Hay que distinguir las categorías "Imágenes", "Edición" y "Objetos" (ver figura 25).

Permitir o prohibir ciertos componentes en los documentos Word

Figura 25: Permitir o prohibir ciertos componentes en los documentos Word.

En el documento de salida Word, los "componentes prohibidos" se señalan en forma de comentarios (ver figura 26).

Comentario en el documento de salida sobre una imagen prohibida

Figura 26: Comentario en el documento de salida sobre una imagen prohibida. No se permitían las imágenes en el documento a chequear. Sin embargo, se usó una imagen.

2.5.1 Categoría "Imágenes"

Para la categoría "Imágenes" se pueden poner reglas relativas al formato y posición de la imágenes insertadas en el documento a chequear (ver figura 27).

Cuatro opciones posibles de formatos de imagen

Figura 27: Cuatro opciones posibles de formatos de imagen.

Se pueden utilizar las siguientes cuatro opciones:

  1. No se permiten imágenes: No se permite ninguna imagen en el documento a chequear. Si contiene cualquier imagen (no importa en qué formato), aparecerá un comentario de error en el trozo de texto relevante del documento de salida Word.
  2. Se permite cualquier formato de imagen: No se chequeará la existencia de imágenes en el documento. Se permite cualquier formato de imagen soportado por Microsoft Word en el documento a chequear.
  3. Sólo se permiten imágenes TIFF: Sólo se permiten imágenes con formato TIFF en el documento a chequear. Si contiene cualquier otro formato de imagen, aparecerá un comentario de error en el trozo de texto relevante del documento de salida Word.
  4. Sólo se permiten imágenes JPEG: Sólo se permiten imágenes con formato JPEG en el documento a chequear. Si contiene cualquier otro formato de imagen, aparecerá un comentario de error en el trozo de texto relevante del documento de salida Word.

En caso de haber seleccionado una de las opciones 2 a 4, aparecerán dos checkboxes mediante los que se puede definir la posición de las imágenes (ver figura 28).

Permitir imágenes enlazadas a un archivo o posicionadas de forma absoluta

Figura 28: Permitir imágenes enlazadas a un archivo o posicionadas de forma absoluta.

Al activar el checkbox "Les imágenes enlazadas a archivo no están permitidas", aparecerá la expresión "Les imágenes enlazadas a archivo están permitidas". Esto permitirá también incluir imágenes en el documento a chequear que no hayan sido incrustadas, sino insertadas mediante un enlace a otro archivo (ver figura 29).

Insertar una imagen en Word mediante enlace a un archivo

Figura 29: Insertar una imagen en Word mediante enlace a un archivo.

Al activar el checkbox "No se permiten imágenes con posicionamiento absoluto", aparecerá la expresión "Se permiten imágenes con posicionamiento absoluto". Esto permitirá también incluir imágenes que hayan sido posicionadas fuera del texto en el documento a chequear, es decir, imágenes que se hayan anclado con la opción de Word "Cuadrado" (ver figura 30). Por defecto, sólo se permite las imágenes posicionadas en el texto, es decir usando la opción de Word "En línea con el Texto".

Posición de una imagen en Word; opción "Cuadrado"

Figura 30: Posición de una imagen en Word; opción "Cuadrado".

2.5.2 Categoría "Edición"

En la categoría "Edición" se pueden definir reglas relativas a "corrección de entradas" en el documento a chequear. Eso incluye comentarios de Word y la función Seguimiento de Cambios (ver figura 31).

Permitir Seguimiento de Cambios y comentarios en el documento a chequear

Figura 31: Permitir Seguimiento de Cambios y comentarios en el documento a chequear.

Al activar el checkbox "No se permite seguimiento de cambios", aparecerá la expresión "Se permite seguimiento de cambios". Cuando se usa la función Seguimiento de Cambios en Word, es posible que los cambios realizados en el documento a chequear no sean aceptados. Esto puede ocasionar problemas cuando se procese el documento más adelante!

Al activar el checkbox "No se permiten comentarios en el documento", aparecerá la expresión "Se permiten comentarios en el documento". Se permitirá incluir Comentarios de Word en el documento a chequear. Sin embargo, esto puede ocasionar problemas cuando se procese el documento más adelante!

2.5.3 Categoría "Objetos"

En la categoría "Objetos" se permiten o se prohiben los objetos insertados en el documento a chequear, como por ejemplo Cajas de Texto, Tablas Excel y Gráficos (ver figura 32).

Permitir ciertos objetos Word

Figura 32: Permitir ciertos objetos Word.

Al activar el checkbox "No se permiten Cajas de Texto. Si el documento contiene Cajas de Texto, se marcarán como incorrectas en el documento resultado.", aparecerá la expresión "Se permiten Cajas de Texto". Esto permitirá este tipo de objetos de Word en el documento a chequear.

Al activar el checkbox "No se permiten Formas (Insertar -> Ilustraciones -> Formas). Si el documento contiene Formas, se marcarán como incorrectas en el documento resultado.", aparecerá la expresión "Se permiten Formas". Esto permitirá este tipo de objetos de Word en el documento a chequear.

Al activar el checkbox "No se permiten Gráficos (Insertar -> Ilustraciones -> Gráficos). Si el documento contenga Gráficos, se marcarán como incorrectos en el documento de resultado.", aparecerá la expresión "Se permiten Gráficos". Esto permitirá este tipo de objetos de Word en el documento a chequear.

Al activar el checkbox "Otros objetos que podrían ser un problema para el procesamiento posterior del documento se comprueban y se marcan como incorrectos en el documento de salida. Esto incluye, entre otros, tablas de Excel incrustadas y otros objetos de archivo (por ejemplo, archivos PDF, carpetas ZIP y archivos de Adobe Photoshop).", aparecerá la expresión "Se permiten otros tipos de objetos, como Tablas Excel y objetos de archivo.". Esto permitirá este tipo de objetos de Word en el documento a chequear.

NOTA: Por favor, no olvide guardar la configuración después de permitir componentes Word!

2.6 Transformación XML

En la pestaña Transformación XML de la opción de menú "Configuración" se puede adaptar la estructura del documento XML generado automáticamente. Este documento XML se genera al chequear un documento y forma parte de los resultados del chequeo (Versión XML del documento, ver figura 33).

Lista de resultados del chequeo tras un chequeo correcto del documento

Figura 33: Lista de resultados del chequeo tras un chequeo correcto del documento.

Todos los estilos utilizados en el fichero plantilla así como el elemento raíz se convierten en elementos XML. Esos elementos se pueden renombrar y además, en parte, también se pueden borrar o desenvolver (unwrap). El resultado de esta transformación es un "XML en bruto" que puede servir como base para un procesamiento posterior del documento a otros formatos, como por ejemplo HTML y EPUB.

2.6.1 Elemento raíz

El elemento raíz se crea automáticamente y es el primero de la lista de elementos. Haciendo click en la lista desplegable, se puede seleccionar la opción "Renombrar" y dar al elemento un nombre diferente. Para ello, aparece un campo donde introducir el nuevo nombre del elemento.

NOTA: El campo "Nuevo nombre de elemento" no puede dejarse vacío. El nuevo nombre debe empezar por una letra o un guión bajo, en caso contrario es inválido y la configuración no podrá guardarse (ver figura 34).

Nombre de elemento inválido

Figura 34: Nombre de elemento inválido.

Por favor, seleccione "Ninguna acción" si el elemento raíz no se debe renombrar en el documento XML.

2.6.2 Estilos

A continuación del elemento raíz aparecerán los nombres de los estilos de párrafo y de carácter usados en el fichero plantilla en orden alfabético. Cada estilo corresponde a un nombre de elemento en el fichero XML de salida generado automáticamente. Se dispone de las siguientes acciones (ver figura 35):

Renombrar, desenvolver (unwrap) o borrar un elemento

Figura 35: Renombrar, desenvolver (unwrap) o borrar un elemento.

  • Ninguna acción: El elemento no se cambia en el documento XML.
  • Renombrar: El elemento se renombra en el documento XML.
  • Desenvolver (unwrap): El elemento se desenvuelve (unwrap) en el documento XML; el contenido de texto del elemento se mantiene.
  • Borrar: El elemento y su contenido se borra del documento XML.

NOTA: Para los nuevos nombres de estilos se aplican las mismas reglas que para el elemento raíz (ver figura 34)!

2.6.3 Crear un elemento padre

Para la estructura del documento XML generado automáticamente, está disponible otra funcionalidad: se pueden crear "elementos contenedores" para tener, por ejemplo, estructuras de capítulos en el documento XML. Para ello, se deben dar los siguientes pasos:

  1. En la pestaña Reglas de estructura del documento de la opción de menú "Configuración" (ver 2.3.2 Reglas para los estilos de párrafo) se asigna a un estilo de párrafo la característica de título (Función -> Título de nivel 1, etc.), si no lo tuviera ya.
  2. A continuación, se crea un elemento padre para este estilo de párrafo en la pestaña Transformación XML seleccionando la acción "Renombrar". Entonces, bajo el campo "Nuevo nombre de elemento" aparecerá el checkbox "Envoler (wrap) con un elemento contenedor" al lado del correspondiente estilo de párrafo.
  3. Activando este checkbox, aparecerá el campo "Envoler (wrap) elemento", en el cual podrá introducir el nombre del nuevo elemento (ver figura 36).

NOTA: Para los nombres de elementos contenedores se aplican las mismas reglas que para el elemento raíz (ver figura 34)!

Se crea un elemento padre para un elemento con la característica de título

Figura 36: Se crea un elemento padre para un elemento con la característica de título.

NOTA: Por favor, no olvide guardar la configuración después de cambiar elementos para la transformación XML!

Una vez editada su configuración, puede subir documentos Word con la opción de menú "Documentos" y chequearlos basándose en su configuración. La manera de chequear documentos se describe en detalle a continuación.

3. Chequear un documento

Con la opción de menú "Documentos" podrá chequear documentos según una configuración previamente creada (ver 1. Crear una configuración y 2. Editar una configuración). Después de hacer un chequeo, se dispondrá de varios documentos de salida que podrán visualizarse o utilizarse para posteriores procesos. Estos incluyen una versión comentada del documento chequeado, un documento XML automáticamente creado así como un informe HTML (para más información ver 3.2 Documentos de salida).

3.1 Proceso de chequeo

Haciendo click en el botón "Elegir archivo" (ver figura 37), se abre el gestor de archivos, donde puede seleccionar un documento a chequear (ver figura 38).

NOTA: Los formatos de los archivos a subir deben ser compatibles con XML. Esto significa que sólo se deben subir ficheros con la extensión .docx para Microsoft Word!

Subir un documento para chequear - Click en "Elegir archivo" para abrir el gestor de archivos

Figura 37: Subir un documento para chequear - Paso 1: Click en "Elegir archivo" para abrir el gestor de archivos.

Subir un documento para chequear - Elegir un archivo .docx

Figura 38: Subir un documento para chequear - Paso 2: Elegir un archivo .docx.

Después de seleccionar un documento para chequear haciendo doble click, aparecerán todas las configuraciones para Word creadas anteriormente en la lista desplegable al lado de "Configuración". La configuración creada más recientemente siempre aparecerá al final de la lista. Por favor, seleccione la configuración en base a la cual el documento seleccionado deberá ser chequeado (ver figura 39).

Configuraciones disponibles después de seleccionar un archivo Word

Figura 39: Configuraciones disponibles después de seleccionar un archivo Word (ejemplo).

Después de seleccionar el documento a chequear y la configuración apropiada, por favor haga click en el botón verde "Subir un archivo y comenzar el chequeo" con el fin de comenzar el proceso de chequeo. Aparecerá un símbolo de reloj mostrando el progreso del chequeo. Este proceso puede tardar algunos segundos (ver figura 40).

Chequeo de un documento en progreso

Figura 40: Chequeo de un documento en progreso.

El documento seleccionado se chequeó correctamente. Después de completado el chequeo, podrá ver los documentos de salida en la parte derecha (ver figura 33).

Más información sobre cada uno de los documentos de salida se muestra en detalle a continuación.

3.2 Documentos de salida

Independientemente de si el resultado del chequeo fue "correcto" (sin errores) o "incorrecto" (con errores), siempre aparecerán cuatro documentos de salida accesibles mediante enlaces:

  • Versión comentada del documento: Siguiendo este enlace se descargará un documento de salida Word. Esta copia del documento subido para chequear contiene comentarios de Word sobre los errores encontrados en los correspondientes párrafos (ver figura 41). Con esta versión comentada podrá ver directamente cualquier error en el documento Word, corregirlo y después, si lo desea, volver a subirlo para chequearlo nuevamente.

    Versión comentada del documento a chequear

    Figura 41: Versión comentada del documento a chequear.

  • Versión XML del documento: Siguiendo este enlace se descargará un documento XML generado automáticamente. En esta versión XML del documento a chequear todos los estilos se han transformado en elementos XML (ver figura 42). Estos elementos pudieron editarse previamente en la pestaña Transformación XML de la opción de menú "Configuración" (ver 2.6 Transformación XML). Este "XML en bruto" puede servir como base para un procesamiento posterior del documento a otros formatos, como por ejemplo HTML y EPUB.

    Versión XML del documento a chequear

    Figura 42: Versión XML del documento a chequear (extracto).

  • Informe del chequeo en formato HTML: Siguiendo este enlace se descargará en formato HTML un resumen de los errores encontrados durante el chequeo del documento (ver figura 43). Con la ayuda de este informe de chequeo se obtendrá una visión general inicial del alcance y la gravedad de los errores en el documento Word.

    Informe del chequeo en formato HTML

    Figura 43: Informe del chequeo en formato HTML (extracto).

    Además, podrá ver directamente los errores encontrados con la ayuda de la vista previa en un navegador. Haciendo click en la sección "Detalles" se listan todos los errores y se pueden revisar directamente en la versión HTML de su documento siguiendo el enlace [Previsualización] al final de cada punto de la lista (ver figura 44).

    La función de previsualización en el informe formateado de chequeo

    Figura 44: La función de previsualización en el informe formateado de chequeo.

  • Informe del chequeo en formato XML: Siguiendo este enlace se descargará en formato SVRL (Schematron Validation Report Language) un informe del chequeo (ver figura 45). Este informe puede usarse para un posterior proceso con XSLT o XPath.

    Informe del chequeo en formato SVRL

    Figura 45: Informe del chequeo en formato SVRL (extracto).

4. Historial de documentos chequeados

En el Historial de documentos chequeados dentro de la opción de menú "Documentos" (parte izquierda) lista todos los chequeos efectuados en orden cronológico y permite el acceso a los resultados de cada chequeo. Por tanto, el Historial de documentos chequeados constituye su base de datos personal de chequeos.

En esta tabla se listan todos los chequeos realizados, incluyendo cuándo se realizó el chequeo ("Fecha del chequeo"), el nombre del archivo chequeado ("Documento a chequear"), el resultado del chequeo (icono de chequeo verde (icono de chequeo) para "chequeo correcto sin errores", icono pin naranja (icono pin) para "chequeo correcto pero con errores" e icono flash rojo (icono flash) para "chequeo fallido, debido por ejemplo a un error del sistema") así como la configuración utilizada para el chequeo (ver figura 46).

Historial de documentos chequeados

Figura 46: Historial de documentos chequeados.

Haciendo click sobre alguno de los documentos enlazados como "Documento a chequear", se obtienen los documentos de salida del correspondiente chequeo y pueden visualizarse tal y como se describe en 3.2 Documentos de salida (ver figura 47).

Listado de los documentos de salida en la parte derecha

Figura 47: Listado de los documentos de salida en la parte derecha.

El Historial de documentos chequeados también puede encontrase en la página de inicio de data2check dentro de la opción de menú "Inicio" (ver 4.1 Inicio en la parte "General" de esta ayuda).

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